《房地產(chǎn)業(yè)合同管制度匯編》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《房地產(chǎn)業(yè)合同管制度匯編（49頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

更多關(guān)于房地產(chǎn)業(yè)合同管制度匯編請(qǐng)?jiān)L問(wèn)：http://www.jingpinwenku.com/list/房地產(chǎn)業(yè)合同管制度匯編 第1頁(yè)共55頁(yè)天地控股有限公司合同管理制度匯編 編制日期：二八年五月 第2頁(yè)共55頁(yè)目錄 總則《合同管理制度》總表 第一篇合同計(jì)劃管理第一章合同簽訂計(jì)劃第二章合同履行計(jì)劃第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則第二章合同簽訂流程第三章合同權(quán)限管理第四章合同編號(hào)管理第五章格式合同管理第六章合同注意事項(xiàng)第三篇合同履行管理第一章合同跟蹤管理第二章合同履行跟蹤第三章對(duì)外文書(shū)管理第四篇合同考評(píng)管理第一章部門(mén)合同考評(píng)第二章資產(chǎn)合同考評(píng)第三章財(cái)務(wù)合同考評(píng)第四章法務(wù)合同考評(píng)附則各類(lèi)附表及附件總則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)的整 個(gè)過(guò)程起著非常關(guān)鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險(xiǎn)、保 證合同目的實(shí)現(xiàn)(包括達(dá)到既定的成果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項(xiàng)無(wú)誤)的主要控 第3頁(yè)共55頁(yè) 制和保障手段是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容：合同計(jì)劃管理、合同簽訂管理、合 同履行管理及合同考評(píng)管理。 合同計(jì)劃管理 的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預(yù)見(jiàn)工作確保 按計(jì)劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作避免出現(xiàn)遺漏或無(wú)序狀況。 合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽(yù)和綜合能力的評(píng)估、明確標(biāo)的物 的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價(jià)款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂確保不因 客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯(cuò)而給 合同履行或救濟(jì)造成困難。 合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實(shí)際履行過(guò)程中的各項(xiàng)成 果驗(yàn)收和收付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作確保合同標(biāo)的達(dá)到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)收 付款項(xiàng)無(wú)差錯(cuò)實(shí)現(xiàn)合同目的。 為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作公司特別出臺(tái)了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》 并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)以確保合同跟蹤內(nèi)容完整無(wú)遺漏通 過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映合同的真實(shí)履行情況。 另一方面為了確保合同履行過(guò)程中各項(xiàng)書(shū)面依據(jù)的規(guī)范性和有效性公司 特別針對(duì)法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)的出臺(tái)了《對(duì)外文書(shū)(法務(wù)類(lèi))管理辦法》。 合同考評(píng)管理 的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項(xiàng)已生效的制 度及流程自覺(jué)把好合同簽訂及合同履行中的各道關(guān)卡確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 為了便于統(tǒng)觀整個(gè)合同簽訂、合同履行及合同考評(píng)的流程及內(nèi)容特制定了 《合同管理制度》總表以供相關(guān)人員簡(jiǎn)單查閱流程但具體要求尚須查閱具體 各篇及各章節(jié)內(nèi)容。 法務(wù)部作為公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范和法律糾紛處理的責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)與合同管理 相關(guān)的所有制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行并對(duì)本制度匯編享有最終解釋權(quán)。 第4頁(yè)共55頁(yè)《合同管理制度》總表類(lèi)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)適用流程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)考評(píng)辦法合同計(jì)劃25日?qǐng)?bào)月計(jì)劃12月報(bào)年計(jì)劃 部門(mén)指定人員制表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→ 各項(xiàng)目經(jīng)理審核→計(jì)劃交資產(chǎn)、法務(wù)、 財(cái)務(wù)審查備案按時(shí)上報(bào)年度及月度合 同簽訂計(jì)劃、履行計(jì)劃 并確保上報(bào)的計(jì)劃內(nèi)容完整、時(shí)間合理、狀態(tài)真實(shí) ①逾期上報(bào)計(jì)劃的每逾期一天扣0.1分； ②上報(bào)計(jì)劃不完整或錯(cuò)誤的每一項(xiàng)扣0.1分； ③計(jì)劃的簽訂時(shí)間不合理的每次扣0.1分； ④履行狀態(tài)不真實(shí)的每次扣0.5分。 合同簽訂招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程1．目標(biāo)執(zhí)行(考核價(jià)格)批準(zhǔn)流程系統(tǒng)中各類(lèi)目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程(具 體流程按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部要求執(zhí)行) 確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)完成時(shí)間以及對(duì)客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確滿足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容不完整不滿足合同起草要求 的每少一項(xiàng)扣0.1分(其他具體要求由質(zhì)量部、 財(cái)務(wù)部實(shí)施考評(píng))2．招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)流程(系統(tǒng)中自由流程須關(guān)聯(lián)目標(biāo)執(zhí) 行批準(zhǔn)流程)主辦部門(mén)或法務(wù)部起草招 標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)→技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù) 責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核→返回發(fā) 文者按修改意見(jiàn)修改→(系統(tǒng)中 招確保招標(biāo)文件/報(bào)價(jià)信息內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求文字表述無(wú)誤不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 ①招標(biāo)文件或報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯 差錯(cuò)而被指正的每次扣0.1分； ②因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的每2 萬(wàn)元扣1分。 ③審核人逾期完成審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度的每影響 第5頁(yè)共55頁(yè)標(biāo)文件批準(zhǔn)流程 須關(guān)聯(lián)目標(biāo)執(zhí)行批 準(zhǔn)流程及前一自由流程)→部門(mén)負(fù)責(zé) 人審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審 核→執(zhí)行董事審批 一天扣0.1分(以下環(huán)節(jié)中涉及審核的則考評(píng)標(biāo) 準(zhǔn)與此相同)。3．客戶批準(zhǔn)流程系統(tǒng)中的客戶批準(zhǔn)流程(具體流程 按資產(chǎn)采購(gòu)部要求執(zhí)行) 確保所報(bào)客戶具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)。 簽訂合同的單位無(wú)實(shí)際履約能力或信用程度不夠 的扣0.5分；因此造成公司損失的每2萬(wàn)元 扣1分。(客戶及中標(biāo)單位批準(zhǔn)過(guò)程中發(fā)生的其他 如客戶數(shù)量提供不足、資料不準(zhǔn)確、中標(biāo)價(jià)格不合 理等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實(shí)施考評(píng)) 4．評(píng)標(biāo)辦法審批流程 具體流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及考評(píng)辦法按資產(chǎn)采購(gòu)部要求執(zhí)行 5．中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程系統(tǒng)中中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程(具體流 程按資產(chǎn)采購(gòu)部要求執(zhí)行) 確保中標(biāo)單位具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用程度。6．合同批準(zhǔn)流程(系統(tǒng)中自由流程須關(guān)聯(lián)中標(biāo)單 位批準(zhǔn)流程)主辦部門(mén)或法務(wù)部起草合 同→技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé) 任人同步審核→返回發(fā)文者按修改意見(jiàn) 修改→(系統(tǒng)中合同批準(zhǔn)流程須 關(guān)聯(lián)中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程及前一自由流 確保合同內(nèi)容符合評(píng)標(biāo)結(jié)果滿足項(xiàng)目實(shí)際需求文字表述無(wú)誤合同條款符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損 ①合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與評(píng)標(biāo)結(jié) 果不符而被指正每次扣0.1分； ②因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的每2 萬(wàn)元扣1分； ③合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求的則 每處扣0.1分。 第6頁(yè)共55頁(yè) 程)→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審 核→法務(wù)主管審核→董事會(huì)審批(具體 審批權(quán)限請(qǐng)查閱《合同審批權(quán)限一覽 表》)失。價(jià)格批準(zhǔn)流程1．目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程系統(tǒng)中的目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)(具體流程按質(zhì)量部要求執(zhí)行)確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)完成時(shí)間以及對(duì)客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確滿足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容不完整不滿足合同起草要求 的每少一項(xiàng)扣0.1分 2．考核價(jià)格批準(zhǔn)流程系統(tǒng)中的考核價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)(按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行)按財(cái)務(wù)部要求由財(cái)務(wù)實(shí)施具體考評(píng)3．執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)流程系統(tǒng)中的執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)(按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行)按財(cái)務(wù)部要求4．合同批準(zhǔn)流程(系統(tǒng)中的合同批準(zhǔn)流程須關(guān)聯(lián)目 標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)、考核價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)和執(zhí) 行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū))：主辦部門(mén)或法務(wù)部起 確保合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式符合目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果合同 ①合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合 同扣0.1分； ②合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批 第7頁(yè)共55頁(yè) 草合同→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→項(xiàng)目總經(jīng)理 審核→法務(wù)主管審核→董事會(huì)審核(具 體審批權(quán)限請(qǐng)查閱《合同審批權(quán)限一覽 表》)條款符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 準(zhǔn)結(jié)果不一致每處扣0.1分；③合同條款存在不 符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求的每處扣0.1分；④ 合同條款因表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的每處扣 0.1分；因表述的差錯(cuò)而造成公司損失的每2萬(wàn)元 扣1分特殊合同批準(zhǔn)流程(系統(tǒng)中的特殊合同批準(zhǔn)流程)部門(mén) /項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》 及合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)《特殊合同簽 訂申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→ 董事長(zhǎng)批準(zhǔn)合同文本確保合同內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求文字表述無(wú)誤合同條款符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 ①合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與評(píng)標(biāo)結(jié) 果不符而被指正每次扣0.1分； ②因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的每2 萬(wàn)元扣1分； ③合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求的則 每處扣0.1分。合同履行1．跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及跟蹤(系統(tǒng)中的合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流程) 部門(mén)行政助理在合同簽訂完畢后1個(gè)工 作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容(包括合同成果驗(yàn) 收、收付款和與成果驗(yàn)收、收付款相對(duì) 應(yīng)的事務(wù))的整理及報(bào)批→部門(mén)負(fù)責(zé)人 審核→財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核→法務(wù)主管復(fù)核 →行政助理錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)→法務(wù)主 管和財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)→部門(mén)日常跟蹤→ 在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內(nèi)容的錄入與批準(zhǔn)并通過(guò)管理系統(tǒng)真實(shí)反映合同的具體履行情況。 ①逾期完成整理、錄入的每逾期1天扣0.1分； ②主要成果、收付款內(nèi)容及與之相對(duì)應(yīng)的事務(wù)有遺 漏的每遺漏一條扣0.1分； ③所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的每條扣 0.5分； ④未通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的每次 扣0.1分。第8頁(yè)共55頁(yè) 系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)表準(zhǔn)確反映合同履行 情況 2．合同履行過(guò)程中的往來(lái)函件及回執(zhí)的原件須及時(shí)存檔發(fā)往對(duì)方的函件按 對(duì)外文書(shū)要求執(zhí)行。 考評(píng)辦法參見(jiàn)對(duì)外文書(shū)部分內(nèi)容 3．合同履行過(guò)程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為必須立即采取彌補(bǔ)或 救濟(jì)措施確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 未實(shí)現(xiàn)合同目的或因彌補(bǔ)救濟(jì)措施不及時(shí)而造成 公司損失的每2萬(wàn)元扣1分。 對(duì)外文書(shū)1．廣告文書(shū)(系統(tǒng)中廣告發(fā)布內(nèi)容批準(zhǔn)流程)： 發(fā)文→策劃部經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審 核→法務(wù)主管審核→分管副總審核→董 事長(zhǎng)審批須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關(guān)法律法規(guī) ①若適用流程有誤或未達(dá)到前述要求的每次扣 0.1分； ②因此造成在訴訟或仲裁過(guò)程中缺少證據(jù)而造成 公司損失的每2萬(wàn)元扣1分。 2．催款通知單(系統(tǒng)中催款通知批準(zhǔn)流程)：主辦 會(huì)計(jì)發(fā)文→財(cái)務(wù)經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理 審核→資金部審核→法務(wù)主管審核→董 事長(zhǎng)審批確保文書(shū)表述無(wú)誤且能達(dá)到發(fā)文目標(biāo)文書(shū)送達(dá)對(duì)方后必須取得有效回執(zhí)并存檔回執(zhí)須對(duì)方有權(quán)簽字人簽收(或以特快專(zhuān)遞形式送達(dá)須在郵件詳情單的 內(nèi)件品名一欄中注明 函告的關(guān)鍵內(nèi)容)以確 3．其他文書(shū)(系統(tǒng)中對(duì)外文書(shū)審批流程)：發(fā)文 →部門(mén)經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)審核( 如不涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容則可跳過(guò))→總經(jīng)理審核(如 同屬多個(gè)項(xiàng)目或不屬任一項(xiàng)目則可跳 過(guò) )→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核 第9頁(yè)共55頁(yè)保證據(jù)效力其他 1．在合同簽訂及履行過(guò)程中按要求落實(shí)每份合同的各責(zé)任人并根據(jù)實(shí)際 情況及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任人。 ①若未落實(shí)責(zé)任人的每次扣0.1分；②原責(zé)任人 因離職、換崗等原因需調(diào)整新責(zé)任人而未及時(shí)調(diào)整 的每次扣0.1分。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 違反一次根據(jù)嚴(yán)重程度扣0.1分及以上不等。 第10頁(yè)共55頁(yè)第一篇合同計(jì)劃管理第一章合同簽訂計(jì)劃 一、合同簽訂計(jì)劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時(shí)間不影響合同的正常簽訂特要 求各公司、各部門(mén)按年度及月度分別上報(bào)合同簽訂計(jì)劃要求完整、合理、準(zhǔn)確。 二、合同簽訂計(jì)劃上報(bào)流程 1．需求部門(mén)于每年的12月份上報(bào)下年度合同簽訂計(jì)劃；于每月的25日 前上報(bào)下月合同簽訂計(jì)劃(年度合同簽訂計(jì)劃表和月度合同簽訂計(jì)劃表詳見(jiàn)附表 1、2)； 2．需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核； 3．子公司負(fù)責(zé)人審核； 4．法務(wù)部及資產(chǎn)采購(gòu)部備案。 第二章合同履行計(jì)劃 一、合同履行計(jì)劃的目的 為了確保合同簽訂后各項(xiàng)義務(wù)的正常履行避免合同各方發(fā)生違約行為特 要求各公司、各部門(mén)按月上報(bào)合同履行計(jì)劃要求完整、準(zhǔn)確符合合同約定及 第11頁(yè)共55頁(yè) 項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度需求以便按月有計(jì)劃地履行。 二、合同履行計(jì)劃上報(bào)流程 1．需求部門(mén)于每月的25日前上報(bào)下月合同履行計(jì)劃(詳見(jiàn)附表3)； 2．需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核； 3．子公司負(fù)責(zé)人審核； 4．法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及資產(chǎn)采購(gòu)部備案。 第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則一、合同簽訂的前提 公司所有合同簽訂前必須經(jīng)過(guò)客戶論證和公開(kāi)招標(biāo)(報(bào)價(jià))或價(jià)格批準(zhǔn)(本制 度有特殊規(guī)定的除外)確保合同簽訂的對(duì)象具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信 用等級(jí)同時(shí)在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下獲得最佳的合同價(jià)款和付款方 式。 二、合同簽訂過(guò)程中四大主要責(zé)任部門(mén)及其基本分工 1．需求部門(mén)(子公司)：負(fù)責(zé)客戶資料的收集和客戶綜合實(shí)力的論證；負(fù)責(zé) 第12頁(yè)共55頁(yè) 標(biāo)的物相關(guān)質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的論證及技術(shù)標(biāo)的評(píng)定；負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（報(bào)價(jià)信息） 及合同文本的起草（如需求部門(mén)/子公司認(rèn)為有需要?jiǎng)t在目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容 完整明確和招投標(biāo)資料、評(píng)標(biāo)結(jié)果完整明確的前提下可委托法務(wù)部起草招標(biāo)文 件/報(bào)價(jià)書(shū)或合同文本）；需求部門(mén)對(duì)合同簽訂的整個(gè)過(guò)程及其引起的后果承擔(dān)主 要責(zé)任。 2．資產(chǎn)管理中心：負(fù)責(zé)發(fā)布招標(biāo)(報(bào)價(jià))信息公開(kāi)、公平、公正地組織招 標(biāo)(報(bào)價(jià))的全程活動(dòng)；負(fù)責(zé)客戶及其資料的補(bǔ)充及再論證；負(fù)責(zé)如實(shí)反映開(kāi)標(biāo)、 詢標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程中的真實(shí)情況。 3．法務(wù)部：負(fù)責(zé)招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)及合同的法律審核；在接受需求部門(mén) （子公司）委托后負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（報(bào)價(jià)信息）及合同文本的起草、報(bào)批（在需 求部門(mén)/子公司所提交的目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)、評(píng)標(biāo)結(jié)果、招投標(biāo)資料完整明確的前 提下不得拒絕需求部門(mén)/子公司的委托）。 4．財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)商務(wù)條款的審查及商務(wù)標(biāo)的評(píng)定。 三、合同簽訂過(guò)程中的各類(lèi)責(zé)任人 1．主責(zé)任人：由部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人或其指定人員擔(dān)任。 2．技術(shù)責(zé)任人：由合同所涉業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任。其中設(shè)計(jì)合同的 技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人房產(chǎn)材料、設(shè)備采購(gòu)合同的技術(shù)責(zé)任 人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)人員或工程部專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)人員；工程承包合同的技術(shù) 責(zé)任人為房產(chǎn)工程部所派負(fù)責(zé)人；營(yíng)銷(xiāo)策劃類(lèi)合同的技術(shù)責(zé)任人為營(yíng)銷(xiāo)策劃部指 定的本部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員。若某些合同不涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)條款的則該類(lèi)合同無(wú)需設(shè)技 術(shù)責(zé)任人。 3．財(cái)務(wù)責(zé)任人：由各部門(mén)(子公司)的主辦會(huì)計(jì)擔(dān)任。 4．資產(chǎn)責(zé)任人：由資產(chǎn)管理中心采購(gòu)工程師擔(dān)任。 四、確定中標(biāo)單位的基本原則 在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下最低標(biāo)中標(biāo)。 五、特別說(shuō)明 在所有招標(biāo)或報(bào)價(jià)之前資產(chǎn)管理中心需知會(huì)各股東股東有權(quán)在既定的投 標(biāo)/報(bào)價(jià)截止日前推薦符合條件的單位參加投標(biāo)/報(bào)價(jià)需求部門(mén)(子公司)不得 拒絕；同時(shí)股東有權(quán)在招標(biāo)或報(bào)價(jià)過(guò)程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。 但是流 程一旦啟動(dòng)任何人（包括股東）均不得干預(yù)流程的正常執(zhí)行如在流程執(zhí)行 過(guò)程中確須變更操作方式或終止流程執(zhí)行的則必須有明確的書(shū)面指示并對(duì)該 項(xiàng)變更或終止決定所引起的后果承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 六、各審核責(zé)任人必須按照批準(zhǔn)的流程、權(quán)限行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)且驗(yàn)收、 第13頁(yè)共55頁(yè) 審核環(huán)節(jié)缺一不可。如若違反則違反人員按照已簽訂的重要崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任書(shū) 及公司的考評(píng)制度承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 第二章合同簽訂流程 一、支出類(lèi)合同的招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程 1．目標(biāo)執(zhí)行(考核價(jià)格)批準(zhǔn)(具體按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部要求的流程執(zhí)行) 2．招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn) (1)需求部門(mén)行政助理或需求部門(mén)委托法務(wù)專(zhuān)員起草招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信 息)； (2)起草人將招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)分別提交技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資 產(chǎn)責(zé)任人進(jìn)行審核： ①技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)所涉質(zhì)量技術(shù)要求(包括驗(yàn) 收、服務(wù)等內(nèi)容)是否完整、準(zhǔn)確； ②財(cái)務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)所有商務(wù)條款是否清晰準(zhǔn)確、付款控制方面是否合 理； ③資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)內(nèi)容是否符合招標(biāo)要求評(píng)標(biāo) 辦法是否公平、公正、合理； (3)起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見(jiàn)并形成新的招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信 息)文本； (4)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)是否均已得到落實(shí)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià) 信息)能否滿足項(xiàng)目需求； 第14頁(yè)共55頁(yè) (5)子公司負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)能否滿足項(xiàng)目需求； (6)法務(wù)主管審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)整體表述是否準(zhǔn)確、合法； (7)執(zhí)行董事審核批準(zhǔn)。 3．客戶批準(zhǔn)流程(具體按資產(chǎn)采購(gòu)部要求的流程執(zhí)行)。 注：本環(huán)節(jié)可與招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)同步進(jìn)行。 4．評(píng)標(biāo)辦法批準(zhǔn)流程(具體按資產(chǎn)采購(gòu)部要求的流程執(zhí)行)。 5．中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程(具體按資產(chǎn)采購(gòu)部要求的流程執(zhí)行)。 6．合同批準(zhǔn)流程 (1)需求部門(mén)行政助理或由需求部門(mén)委托法務(wù)部法務(wù)專(zhuān)員根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果起 草合同文本； (2)起草人將合同文本分別提交技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進(jìn)行 審核： ①技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求(包括驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容) 是否完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果一致； ②財(cái)務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)合同價(jià)款、付款方式是否合理且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果一 致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相差表述是否準(zhǔn)確無(wú)差錯(cuò)合同所涉稅務(wù)條款是否符合國(guó)家、省、 市現(xiàn)行法務(wù)法規(guī)； ③資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)合同文本是否符合招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果。 (3)起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見(jiàn)并形成新的合同文本； (4)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)是否均已得到落實(shí)確認(rèn)合同文本能 否實(shí)現(xiàn)合同目的； (5)子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目的； (6)法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法； (7)董事會(huì)審核批準(zhǔn)合同文本。 ★合同批準(zhǔn)的權(quán)限詳見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容 。7．簽訂合同。 合同文本批準(zhǔn)后法務(wù)部、資產(chǎn)管理中心應(yīng)與需求部門(mén)(子公司)做好相關(guān)交 接工作并由需求部門(mén)(子公司)安排客戶簽訂合同。在合同文本交證章管理員蓋 章前必須確保合同文本中所有應(yīng)填寫(xiě)的內(nèi)容均已準(zhǔn)確填寫(xiě)完畢包括合同簽訂 時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字( 我方由需求部門(mén)&;子公司&;負(fù)責(zé)人代表簽署合同 )、聯(lián)系 方式及其他簽署頁(yè)中所有要求填寫(xiě)的內(nèi)容(若合同對(duì)方為個(gè)人則必須寫(xiě)明其身 份證號(hào)碼)。 8．合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。 第15頁(yè)共55頁(yè) 由需求部門(mén)(子公司)行政助理負(fù)責(zé)將合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。 二、支出類(lèi)合同的非招標(biāo)/報(bào)價(jià)類(lèi)流程(即價(jià)格批準(zhǔn)流程) 1．目標(biāo)執(zhí)行(考核價(jià)格)批準(zhǔn)(具體按行政中心質(zhì)量部要求的流程執(zhí)行) 2．執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)(具體按財(cái)務(wù)部要求的流程執(zhí)行) 3．合同批準(zhǔn) (1)需求部門(mén)行政助理或由需求部門(mén)委托法務(wù)部法務(wù)專(zhuān)員根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果起 草合同文本； (2)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求(包括驗(yàn)收、服務(wù)等 內(nèi)容)是否完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果一致； (3)子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)是否均已得到落實(shí)確認(rèn)合同文本 能否實(shí)現(xiàn)合同目的； (4)法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法； (5)董事會(huì)審核批準(zhǔn)合同文本。 合同批準(zhǔn)的權(quán)限詳見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容 。三、特殊合同批準(zhǔn)流程 所謂特殊合同是指需與政府職能部門(mén)推薦客戶或公司董事會(huì)指定客戶簽訂 的合同凡各部門(mén)、子公司需簽訂該類(lèi)合同的均可適用本流程。 流程簡(jiǎn)述： 部門(mén)/項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》(詳見(jiàn)附表4)及合同文本→董事 長(zhǎng)批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)合同文本 →證章管理員核對(duì)無(wú)誤后用章→檔案室存檔→系統(tǒng)通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理、資金部閱知 并落實(shí)合同跟蹤內(nèi)容 注：特殊合同的報(bào)批權(quán)限歸屬部門(mén)及子公司負(fù)責(zé)人即特殊合同批準(zhǔn)流程 為需授權(quán)的流程僅部門(mén)及子公司負(fù)責(zé)人才能啟動(dòng)該流程。 四、銷(xiāo)售類(lèi)合同的簽訂流程 根據(jù)公司目前的業(yè)務(wù)類(lèi)別所涉及的銷(xiāo)售類(lèi)合同主要有房屋銷(xiāo)售合同(房產(chǎn) 公司)、砂石銷(xiāo)售合同(航運(yùn)公司)和苗木銷(xiāo)售合同(三景園藝公司)。 (一)房屋銷(xiāo)售合同相關(guān)流程 任何項(xiàng)目在房屋銷(xiāo)售開(kāi)始前必須形成規(guī)范的格式合同文本（意向書(shū)）。格 式合同（意向書(shū)）由項(xiàng)目公司起草或由項(xiàng)目公司提出合同內(nèi)容的基本要求委 托法務(wù)部負(fù)責(zé)起草（要求提出及文本起草工作必須比開(kāi)始銷(xiāo)售至少提前一至兩個(gè) 第16頁(yè)共55頁(yè) 月）以便各審核人有充足的審核時(shí)間。格式文本批準(zhǔn)后必須報(bào)證章管理員處備 案以備在蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核 對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章。 1．合同(意向書(shū))格式文本的審批流程 (1)銷(xiāo)售部指定人員或法務(wù)專(zhuān)員起草合同(意向書(shū))格式文本； (2)銷(xiāo)售經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (3)財(cái)務(wù)責(zé)任人審核價(jià)格及付款方式； (4)項(xiàng)目總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (5)法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性； (6)董事長(zhǎng)審批； (7)證章管理員處備案。 2．合同(意向書(shū))的簽訂流程 (1)銷(xiāo)售人員根據(jù)已批準(zhǔn)的范本填寫(xiě)合同文本(填寫(xiě)規(guī)范詳見(jiàn)《合同填寫(xiě)規(guī) 范》)； (2)銷(xiāo)售經(jīng)理審核合同條款是否符合已批準(zhǔn)的范本及其他各項(xiàng)批準(zhǔn)要求； (3)財(cái)務(wù)審核價(jià)格及付款方式是否符合已批準(zhǔn)的價(jià)格及付款方式要求數(shù)據(jù) 是否準(zhǔn)確； 如合同價(jià)格低于公司已批準(zhǔn)的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)則須提交銷(xiāo)售價(jià)格的最終批 準(zhǔn)權(quán)限人審核； (4)證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì))無(wú)誤且以上責(zé)任人審核 批準(zhǔn)后加蓋公章； 如與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)不一致則須提交法務(wù)審核； (5)存檔。 (二)砂石銷(xiāo)售合同簽訂流程 砂石銷(xiāo)售合同必須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳 見(jiàn)附件24砂石銷(xiāo)售合同的格式文本由航運(yùn)公司證章管理員保管備案以備在 蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無(wú)誤后方 可加蓋公章。 1．砂石銷(xiāo)售合同格式文本的審批流程如下： (1)航運(yùn)公司行政助理或法務(wù)專(zhuān)員起草合同格式文本； (2)航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核； (3)航運(yùn)公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (4)法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性； (5)執(zhí)行董事審批； (6)證章管理員處備案。 第17頁(yè)共55頁(yè) 2．砂石銷(xiāo)售合同的具體簽訂流程如下： (1)銷(xiāo)售主責(zé)任人按格式文本制作合同文本對(duì)于格式文本已確定的內(nèi)容不 得修改； (2)航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核銷(xiāo)售基價(jià)、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已 批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)； (3)總經(jīng)理審核合同文本、銷(xiāo)售基價(jià)、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已 批準(zhǔn)的范本及標(biāo)準(zhǔn)； (4)證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì))無(wú)誤且以上責(zé)任人審核 批準(zhǔn)后加蓋公章； 如與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)不一致則須提交法務(wù)審核； (5)存檔。 (三)苗木銷(xiāo)售合同簽訂流程 苗木銷(xiāo)售合同原則上須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文 本詳見(jiàn)附件25苗木銷(xiāo)售合同的格式文本由三景園藝公司證章管理員保管備案 以備在蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無(wú) 誤后方可加蓋公章。 1．苗木銷(xiāo)售合同格式文本的審批流程如下： (1)三景園藝公司行政助理或法務(wù)專(zhuān)員起草合同格式文本； (2)三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核商務(wù)條款表述的準(zhǔn)確性及合理性； (3)三景園藝公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (4)法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性； (5)執(zhí)行董事審批； (6)證章管理員處備案。 2．苗木銷(xiāo)售合同的具體簽訂審批流程如下： (1)銷(xiāo)售主責(zé)任人按格式文本填寫(xiě)合同文本對(duì)于格式文本已確定的內(nèi)容不 得修改； (2)三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核合同價(jià)格及付款方式能否保障公司利益財(cái) 務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確； (3)三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益； (4)執(zhí)行董事審批。 (5)證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì))無(wú)誤且以上責(zé)任人審核 批準(zhǔn)后加蓋公章； 如與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)不一致則須提交法務(wù)審核； (6)存檔。第18頁(yè)共55頁(yè) 五、土地出讓合同簽訂流程 1．經(jīng)辦人提交合同文本； 2．前期技術(shù)部經(jīng)理審核確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否 與相關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文件相符是否同意合同整體內(nèi)容； 3．財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核確認(rèn)土地出讓金金額及付款方式是否準(zhǔn)確且與招標(biāo) 文件相符； 4．項(xiàng)目總經(jīng)理審核確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相 關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文件相符是否同意合同整體內(nèi)容； (如尚未確定項(xiàng)目經(jīng)理則該 步驟略) 5．法務(wù)主管審核確保合同整體內(nèi)容是否與招標(biāo)文件相符文字表述是否 有誤；6．董事長(zhǎng)審批。 六、大型房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門(mén)/項(xiàng)目指定人員提交合同文本； 2．技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確保合同中所涉技術(shù)條款與項(xiàng)目實(shí)際相符； 3．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核確保合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； 4．項(xiàng)目總經(jīng)理審核確保合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求； 5．法務(wù)主管審核確保合同整體內(nèi)容合法文字表述準(zhǔn)確； 6．董事長(zhǎng)審批； 7．蓋章確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致； 8．存檔。 七、基地房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門(mén)指定人員起草合同文本； 2．天地建設(shè)負(fù)責(zé)人審核確保合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求； 3．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核確保合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； 4．法務(wù)主管審核確保合同整體內(nèi)容合法文字表述準(zhǔn)確； 5．執(zhí)行董事審批； 6．蓋章確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致； 7．存檔。第三章合同權(quán)限管理 第19頁(yè)共55頁(yè)合同審批權(quán)限一覽表合同類(lèi)別合同最終批準(zhǔn)權(quán)限歸屬控股法務(wù)主管控股執(zhí)行董事控股董事長(zhǎng)設(shè)計(jì)類(lèi)合同總價(jià)在50萬(wàn)以內(nèi)(含)總價(jià)在50萬(wàn)-200萬(wàn)(含)總價(jià)在200萬(wàn)以上前期類(lèi)合同總價(jià)在50萬(wàn)以內(nèi)(含)總價(jià)在50萬(wàn)-200萬(wàn)(含)總價(jià)在200萬(wàn)以上策劃類(lèi)合同總價(jià)在50萬(wàn)以內(nèi)(含)總價(jià)在50萬(wàn)-200萬(wàn)(含)總價(jià)在200萬(wàn)以上工程類(lèi)合同均屬執(zhí)行董事采購(gòu)類(lèi)合同均屬執(zhí)行董事基地房屋租賃合同均屬執(zhí)行董事大型房屋租賃合同均屬董事長(zhǎng)土地出讓合同均屬董事長(zhǎng)顧問(wèn)類(lèi)合同均屬董事長(zhǎng)借款合同均屬董事長(zhǎng)擔(dān)保合同均屬董事長(zhǎng)按揭合作合同均屬董事長(zhǎng)大型項(xiàng)目合作合同均屬董事長(zhǎng)其他合同總價(jià)在50萬(wàn)以內(nèi)(含)總價(jià)在50萬(wàn)-200萬(wàn)(含)總價(jià)在200萬(wàn)以上銷(xiāo)售類(lèi)合同 銷(xiāo)售類(lèi)合同根據(jù)公司目前經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi)別可分為商品房銷(xiāo)售 合同、砂石銷(xiāo)售合同、苗木銷(xiāo)售合同三類(lèi)一般都采用已經(jīng)公 司批準(zhǔn)的格式合同格式合同的最終批準(zhǔn)權(quán)屬控股公司董事 長(zhǎng)；實(shí)際簽訂銷(xiāo)售合同時(shí)如采用已批準(zhǔn)的格式合同且銷(xiāo)售價(jià) 格在公司已批準(zhǔn)的范圍內(nèi)的則商品房銷(xiāo)售合同由銷(xiāo)售主管和 主辦會(huì)計(jì)審批；砂石銷(xiāo)售合同和苗木銷(xiāo)售合同由子公司財(cái)務(wù)經(jīng) 理、總經(jīng)理(及執(zhí)行董事)審批；如實(shí)際簽訂銷(xiāo)售合同時(shí)對(duì)已 第20頁(yè)共55頁(yè) 批準(zhǔn)的格式合同有變更的則除以上審批環(huán)節(jié)外須由控股公 司法務(wù)主管批準(zhǔn)；如實(shí)際簽訂銷(xiāo)售合同時(shí)銷(xiāo)售價(jià)格低于公司 已批準(zhǔn)的銷(xiāo)售價(jià)格的則除以上審批環(huán)節(jié)外合同須由銷(xiāo)售價(jià) 格的最終批準(zhǔn)權(quán)限人批準(zhǔn)。 注：以上審批權(quán)限僅僅說(shuō)明了合同的最終批準(zhǔn)人在實(shí)際報(bào)批合同時(shí)合同管理 制度中規(guī)定的各專(zhuān)業(yè)審批環(huán)節(jié)仍缺一不可各部門(mén)、子公司須按系統(tǒng)中最新 的固定流程執(zhí)行。如任何合同須執(zhí)行特殊合同批準(zhǔn)流程的則最終審批權(quán)均歸 屬控股公司董事長(zhǎng)。第四章合同編號(hào)管理一、合同編號(hào)原則 合同編號(hào)共12位編號(hào)中包含公司拼音縮寫(xiě)(4位)、提交審批的年月數(shù)字(6 位)、序號(hào)數(shù)字(2位)。 二、合同編號(hào)方法 1．合同編號(hào)的前四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫(xiě)具體如下： 天地控股為：天地房產(chǎn)為：天地建設(shè)為： **科技為：**實(shí)業(yè)為：****為： 天地航運(yùn)為：**材料為：**置業(yè)為： **房產(chǎn)為：**園藝為： 2．合同編號(hào)的第五位至第十位編號(hào)為合同提交審批的年月。 3．合同編號(hào)的末兩位是當(dāng)月以該公司(項(xiàng)目部)名義簽訂的合同的序號(hào)。 例如：2002年11月**有限公司共簽訂了10份合同則第三份合同的 編號(hào)為：。 4．若有新增公司則編號(hào)方法同上。 5．合同簽訂前幾個(gè)環(huán)節(jié)文件(如目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)、招標(biāo)文件、客戶批準(zhǔn)書(shū)、 中標(biāo)單位批準(zhǔn)書(shū)、考核價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)、執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)等)的編號(hào)方法與合同編號(hào) 方法相同即同一份合同的各簽訂環(huán)節(jié)中文件的編號(hào)均為同一編號(hào)。 三、合同編號(hào)管理 合同編號(hào)由法務(wù)部統(tǒng)一管理(其中天地建設(shè)及夢(mèng)想置業(yè)的編號(hào)分別由該兩個(gè) 公司的行政助理統(tǒng)一管理)各部門(mén)須使用編號(hào)的均須至法務(wù)專(zhuān)員(或相應(yīng)的行 政助理)處索取法務(wù)專(zhuān)員(相應(yīng)的行政助理)需做好統(tǒng)一管理、登記及發(fā)放避免 錯(cuò)誤編號(hào)及重復(fù)編號(hào)。第21頁(yè)共55頁(yè)第五章格式合同管理一、格式合同定義 本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定(即合同簽訂 過(guò)程中所需另行填寫(xiě)的不固定內(nèi)容較少)的一種規(guī)范合同。 二、格式合同審批流程 格式合同由最常使用部門(mén)(子公司)起草或由最常使用部門(mén)(子公司)上報(bào)需 求提出主要內(nèi)容及要求由法務(wù)專(zhuān)員負(fù)責(zé)起草經(jīng)技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人(若 不涉及技術(shù)專(zhuān)業(yè)性條款或具體商務(wù)條款的則無(wú)需經(jīng)技術(shù)責(zé)任人或財(cái)務(wù)責(zé)任人審 核)、部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及法務(wù)主管審核通過(guò)后生效并在生效之日將空白格 式合同一份交證章管理員備案。 三、現(xiàn)有格式合同 公司現(xiàn)有已批準(zhǔn)使用的格式文本有： 采購(gòu)類(lèi)合同：材料采購(gòu)合同(附件10)、設(shè)備采購(gòu)合同(附件11)、設(shè)備采購(gòu) 及安裝合同(附件12)、鋼筋供貨合同(附件13)、水泥供貨合同(附件14)、預(yù)拌 混凝土供貨合同(附件15)、鋼管軋頭租賃合同(附件16) 工程類(lèi)合同：工程施工承包合同(適用于天地房產(chǎn)與天地建設(shè)內(nèi)部總包合同 附件17)、包工包料工程承包合同(附件18)、建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書(shū)(適用于 天地建設(shè)與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂的合同附件19)、清工班組工程承包責(zé)任書(shū)(適用于 項(xiàng)目部與清工班組承包人簽訂的承包責(zé)任書(shū)附件20) 設(shè)計(jì)類(lèi)合同：景觀設(shè)計(jì)合同(附件21)、內(nèi)裝修設(shè)計(jì)合同(附件22)、弱電設(shè) 計(jì)及施工合同(附件23) 策劃類(lèi)合同：廣告全案策劃服務(wù)合同(附件24)、展位設(shè)計(jì)制作合同(附件25)、 禮品(宣傳冊(cè)等)設(shè)計(jì)制作合同(附件26)、廣告發(fā)布承攬合同(附件27) 銷(xiāo)售類(lèi)合同：銷(xiāo)售代理合同(附件28)、購(gòu)房意向書(shū)(附件29)、砂石銷(xiāo)售合 同(附件30) 苗木銷(xiāo)售合同(附件31) 租賃類(lèi)合同：大型房屋租賃合同(附件32)、基地房屋租賃合同(附件33) 第六章合同注意事項(xiàng) 第22頁(yè)共55頁(yè)一、合同用章要求 合同主辦部門(mén)在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前必須保證合同文 本中所有須填寫(xiě)的內(nèi)容已填寫(xiě)完整尤其是合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi) 容所有已具備的附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章(需雙方蓋章)對(duì)于 經(jīng)批準(zhǔn)后同意在合同原文本上作修改的則必須在修改處加蓋雙方修正章或公 章。 證章管理員在加蓋公章之前必須核對(duì)須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準(zhǔn)的合 同文本是否一致合同文本中所有須填寫(xiě)的內(nèi)容是否已填寫(xiě)完整尤其是合同簽 訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi)容所有附件是否均已提供核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋 公章；對(duì)于合同文本頁(yè)數(shù)在兩頁(yè)以上的合同除需在簽署頁(yè)上加蓋公章之外還 需加蓋騎縫章；對(duì)于合同文本中有涂改之處的經(jīng)相關(guān)流程批準(zhǔn)確認(rèn)是經(jīng)合同雙 方認(rèn)可所做的修改則必須加蓋雙方修正章(若無(wú)修正章則可以公章代替)同 時(shí)提醒主責(zé)任人要求合同對(duì)方單位加蓋修正章(若無(wú)修正章則可以公章代替)。 二、系統(tǒng)命名規(guī)則 為了規(guī)范系統(tǒng)中合同簽訂各環(huán)節(jié)流程的命名以便今后查尋特明確規(guī) 則如下： 1．命名必須完整簡(jiǎn)要且能體現(xiàn)整個(gè)流程的關(guān)鍵性內(nèi)容杜絕出現(xiàn)詞不達(dá) 意或題不對(duì)文等現(xiàn)象。合同簽訂過(guò)程中相關(guān)環(huán)節(jié)流程的文件標(biāo)題中必須明確 如下幾個(gè)要素：(1)項(xiàng)目名稱(2)標(biāo)的名稱(3)發(fā)文目的 2．以11號(hào)項(xiàng)目電梯合同為例各環(huán)節(jié)流程的命名應(yīng)如下： (1)招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)書(shū))批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題：11號(hào)項(xiàng)目電梯招標(biāo)文件審批； (2)合同批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題應(yīng)為：11號(hào)項(xiàng)目電梯供貨合同審批。 第三篇合同跟蹤管理第一章合同跟蹤管理第23頁(yè)共55頁(yè) 一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程 為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性特制訂了《合同跟 蹤內(nèi)容審批流程》。本流程分兩個(gè)階段執(zhí)行首先為書(shū)面整理及審批階段其次 為系統(tǒng)錄入及審批階段適用于各公司、各項(xiàng)目、各部門(mén)所有合同跟蹤內(nèi)容的整 理、錄入及審批。 1．合同跟蹤內(nèi)容的書(shū)面整理及審批階段 (1)部門(mén)行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容 合同簽訂后1個(gè)工作日內(nèi)部門(mén)行政助理在部門(mén)負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù)《合同 跟蹤內(nèi)容表》(附表5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理并通過(guò)系統(tǒng)的合同跟 蹤內(nèi)容審批流程提交審批要求款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門(mén)和對(duì) 應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。 (2)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收 部門(mén)負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核確保每項(xiàng)收付款對(duì)應(yīng) 的成果驗(yàn)收內(nèi)容完整無(wú)遺漏。 (3)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核款項(xiàng)金額和對(duì)應(yīng)的收付款方式 財(cái)務(wù)部經(jīng)理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核確保每項(xiàng)款項(xiàng)名稱、 金額、收付款方式和收支部門(mén)準(zhǔn)確無(wú)誤。 (4)法務(wù)部主管復(fù)核 法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復(fù)核確保每項(xiàng)款項(xiàng)名稱、 金額、收付款方式及對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容與合同約定相符。 2．合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段 (1)部門(mén)行政助理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項(xiàng)目 管理系統(tǒng)將每項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容作為一項(xiàng)事務(wù)錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)并將每筆收付 款與對(duì)應(yīng)的各項(xiàng)成果驗(yàn)收事務(wù)相關(guān)聯(lián)然后分別通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審 核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。 (2)財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)分別核對(duì)款項(xiàng)名稱、金額、收 付款方式、收支部門(mén)等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項(xiàng)收付 款是否已與各項(xiàng)成果驗(yàn)收對(duì)應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)核對(duì)無(wú)誤后分別點(diǎn)擊審核鍵。 注：房屋銷(xiāo)售合同(意向書(shū))的跟蹤在房產(chǎn)銷(xiāo)售軟件系統(tǒng)中實(shí)施。 二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項(xiàng) 1．合同概況中的合同號(hào)指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫(xiě)的便于公 司內(nèi)部查詢所用的合同編號(hào)若最終合同文本上采用對(duì)方單位所提供的編號(hào)的 仍須按本制度要求進(jìn)行內(nèi)部的合同編號(hào)并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號(hào)必須編寫(xiě) 第24頁(yè)共55頁(yè) 正確一旦保存即無(wú)法更改；批準(zhǔn)流程指合同的批準(zhǔn)流程明確該流程是為了 便于在今后的合同跟蹤過(guò)程中查詢合同整體內(nèi)容；關(guān)聯(lián)項(xiàng)目指合同所屬的項(xiàng)目 及部門(mén)若某份合同同屬于某一項(xiàng)項(xiàng)目和某一個(gè)部門(mén)則必須同時(shí)關(guān)聯(lián)該項(xiàng)目及 該部門(mén)以便通過(guò)項(xiàng)目及部門(mén)均可查詢?cè)摵贤? 2．合同收付款項(xiàng)是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分即合同跟蹤的核心內(nèi)容。 在錄入時(shí)必須遵循以下原則：除預(yù)付款、定金等到期即付的款項(xiàng)外其余每筆收 付款均需對(duì)應(yīng)一項(xiàng)或多項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容(至少一項(xiàng))可通過(guò)添加成果鍵添加對(duì) 應(yīng)的成果內(nèi)容；成果添加完畢后還需將該項(xiàng)收付款內(nèi)容與成果驗(yàn)收內(nèi)容對(duì)應(yīng)的 目標(biāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián)以便通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項(xiàng)的 預(yù)計(jì)日期即預(yù)計(jì)收付款日期合同跟蹤人必須定期維護(hù)務(wù)必使日期合理、準(zhǔn) 確如果日期不合理、準(zhǔn)確將影響該項(xiàng)收付款項(xiàng)資金計(jì)劃的報(bào)批。 3．如有部分合同義務(wù)不屬于任何一項(xiàng)與合同收付款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容 但其對(duì)合同的履行起到關(guān)鍵作用的則該類(lèi)義務(wù)需在主要義務(wù)欄內(nèi)摘錄并關(guān) 聯(lián)與該項(xiàng)義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)；我方聯(lián)系人即該項(xiàng)義務(wù)的主要責(zé)任人由部門(mén)(子 公司)負(fù)責(zé)人指定；開(kāi)始日期及結(jié)束日期均應(yīng)予以明確以便查閱、跟蹤、預(yù)警 之用；說(shuō)明欄中須填寫(xiě)合同主要義務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)的違約責(zé)任。 第二章合同履行跟蹤 合同跟蹤內(nèi)容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準(zhǔn)后各項(xiàng)收付款及成果驗(yàn)收的責(zé)任人及 參與人員可通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)查詢自己負(fù)責(zé)的合同相關(guān)工作內(nèi)容作為提示做好 本項(xiàng)工作及查詢各項(xiàng)工作進(jìn)展的輔助手段。 一、質(zhì)量控制 1．合同履行過(guò)程中部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人必須共同就對(duì)方所 提供的各項(xiàng)階段性成果或合同履行過(guò)程中的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)并 按各類(lèi)成果驗(yàn)收單的驗(yàn)收內(nèi)容、流程及權(quán)限進(jìn)行驗(yàn)收確保對(duì)方所提交的最終成 果滿足我方要求。同時(shí) 所有在合同履行過(guò)程中發(fā)生的關(guān)鍵性事務(wù)(相關(guān)事項(xiàng)的 第25頁(yè)共55頁(yè) 請(qǐng)示、內(nèi)外文書(shū)的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗(yàn)收及存檔等)均應(yīng)通過(guò)管理系 統(tǒng)在成果驗(yàn)收或合同義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)項(xiàng)下進(jìn)行反應(yīng)以確保通過(guò)管理系統(tǒng)向總 公司全面反映合同的具體履行情況。 2．合同履行過(guò)程中若合同對(duì)方到期未履行其應(yīng)履行的義務(wù)(成果)的則 部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人必須在該項(xiàng)義務(wù)(成果)屆期之日啟動(dòng)催告程序即向?qū)Ψ剿? 達(dá)要求限期履行該項(xiàng)義務(wù)并(或)承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任的函告。 3．合同履行過(guò)程中我方向?qū)Ψ浇桓兜娜魏纬晒?、資料或函件必須經(jīng)對(duì)方 書(shū)面確認(rèn)或簽收(具體要求見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容)以確保證據(jù)效力。 二、收款控制 1．部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人可以通過(guò)管理系統(tǒng)及時(shí)查詢每筆收款 是否到達(dá)應(yīng)收時(shí)間是否具備收款條件； 2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到應(yīng)收時(shí)間、但由于我方義務(wù)未履行造成無(wú)法收款的部門(mén)(子 公司)負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)的責(zé)任人及時(shí)履行相應(yīng)義務(wù)并與對(duì)方單位做好溝 通工作情況嚴(yán)重的應(yīng)協(xié)同相關(guān)部門(mén)共同商議處理方案； 3．對(duì)于收款期限已到、我方相應(yīng)義務(wù)履行完成的應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ絾挝皇湛睢? 對(duì)于相應(yīng)的義務(wù)履行完畢必須有相應(yīng)的書(shū)面依據(jù)加以證明的則部門(mén)(子公司)負(fù) 責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)具體履行責(zé)任人在付款期限到達(dá)之前取得該項(xiàng)書(shū)面依據(jù)并 提交財(cái)務(wù)責(zé)任人處；財(cái)務(wù)責(zé)任人必須于收款期限到達(dá)之前向?qū)Ψ剿瓦_(dá)付款通知 單并將成果的書(shū)面依據(jù)作為付款通知單的附件要求對(duì)方在付款期限內(nèi)付款。 具體要求詳見(jiàn)《收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法》。 4．某項(xiàng)收款已完成或經(jīng)批準(zhǔn)不再收取的則由該項(xiàng)合同主辦部門(mén)的行政助 理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的完成或中止鍵以確保準(zhǔn)確反映收款狀 態(tài)。三、付款控制 1．合同主責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人及相關(guān)人員可以通過(guò)管理系統(tǒng)及時(shí)查詢每筆 付款是否到達(dá)應(yīng)付時(shí)間付款條件是否具備； 2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到付款時(shí)間但對(duì)方相應(yīng)的義務(wù)仍未履行完畢的參照本章 第一條第2款執(zhí)行。 3．對(duì)于不設(shè)條件的付款(即到期即須付款的如定金、預(yù)付款等)按公司 內(nèi)部付款流程審批同意后可付款；對(duì)于設(shè)條件的付款則必須經(jīng)成果驗(yàn)收程序 確保與該項(xiàng)付款相應(yīng)的條件已成就后方可付款保證做到無(wú)成果驗(yàn)收合格證明及 第26頁(yè)共55頁(yè)付款批準(zhǔn)書(shū)不予付款。 具體要求詳見(jiàn)《項(xiàng)目預(yù)算、資金計(jì)劃與資金使用管理辦法》。 4．某項(xiàng)付款已完成或經(jīng)確認(rèn)無(wú)須再支付的則由該項(xiàng)合同主辦部門(mén)的行政 助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的完成或中止鍵以確保準(zhǔn)確反映付款 狀態(tài)。四、合同履行結(jié)果評(píng)估 每份合同履行完畢公司均由兩個(gè)職能部門(mén)(質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部)對(duì)該份合同的 履行結(jié)果聯(lián)合作出評(píng)估其中質(zhì)量部負(fù)責(zé)評(píng)估合同約定的每項(xiàng)成果是否均已驗(yàn)收 合格且達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)要求財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)評(píng)估合同的履行結(jié)果有無(wú)給公司造成經(jīng)濟(jì) 損失由法務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)向兩個(gè)部門(mén)征詢?cè)u(píng)估結(jié)果并根據(jù)該評(píng)估表內(nèi)容對(duì)主責(zé) 任部門(mén)的月度及年度法務(wù)目標(biāo)作出考評(píng)。評(píng)估表格式見(jiàn)附表6。 第三章對(duì)外文書(shū)管理 本辦法所稱對(duì)外文書(shū)主要指法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)即由公司相應(yīng)職能部門(mén)擬寫(xiě)或 制作的發(fā)往業(yè)務(wù)單位(個(gè)人)或政府部門(mén)的對(duì)某項(xiàng)合同的履行或?qū)具\(yùn)行 產(chǎn)生某種法律后果或影響 的文書(shū)。為了規(guī)范該類(lèi)文書(shū)的對(duì)外發(fā)放行為防范公司法律 風(fēng)險(xiǎn)特制定本辦法。 一、法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)類(lèi)型 類(lèi)型文書(shū)及格式適用格式及流程備注催告型文書(shū)1．要求履行某項(xiàng)義務(wù)的函告一般采用工作聯(lián)系函格式(附件6)；付款通知采用付款通知單格式(附件7)付款通知適用系統(tǒng)中付款通知批準(zhǔn)流程；其他適用系統(tǒng)中對(duì)外文書(shū)審批流程該類(lèi)文書(shū)主要指在在合同約定的條件成就或某項(xiàng)義務(wù)即將屆期或已經(jīng) 屆期（逾期）的情況下 為了達(dá)到以下目的而發(fā)送的文書(shū)：①明確某項(xiàng)義務(wù)的具體履行要求；②提醒對(duì)方按約定履行某項(xiàng)義務(wù)；③告知對(duì)方2．要求限期整改的函告采用工作聯(lián)系函格式適用系統(tǒng)中對(duì)外文書(shū)審批流程第27頁(yè)共55頁(yè)3．終止合同的函告采用工作聯(lián)系函格式適用系統(tǒng)中對(duì)外文書(shū)審批流程已違約并要求限期整改；④告知對(duì)方已違約 并按約終止合同；等等。 送達(dá)時(shí)須有經(jīng)對(duì)方簽收的用以證明送達(dá)的回執(zhí)。確認(rèn)型文書(shū)1．成果交付確認(rèn)書(shū)適用系統(tǒng)中對(duì)外文書(shū)審批流程該類(lèi)文書(shū)指在我方向?qū)? 方交付某項(xiàng)成果（資產(chǎn)、 資料等）或要求對(duì)方確認(rèn)某項(xiàng)事項(xiàng)的情況下要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)以示完成、送達(dá)或認(rèn)可的文書(shū)。該類(lèi)文書(shū)必須經(jīng)雙方或多方蓋章確認(rèn)。2．其他內(nèi)容的確認(rèn)書(shū)適用系統(tǒng)中對(duì)外文書(shū)審批流程承諾型文書(shū)1．承諾書(shū)適用系統(tǒng)中對(duì)外文書(shū)審批流程該類(lèi)文書(shū)指我方在要求業(yè)務(wù)單位行使某項(xiàng)職責(zé)的情況下應(yīng)業(yè)務(wù)單位要求就對(duì)應(yīng)的某些事項(xiàng)作出承諾的文書(shū)。該類(lèi)文書(shū)不以送達(dá)回執(zhí)為必要條件。 第28頁(yè)共55頁(yè)廣告型文書(shū)1．廣告圖文適用系統(tǒng)中廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程該類(lèi)文書(shū)在一般情況下為要約邀請(qǐng)但是若其中就商品房開(kāi)發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的說(shuō)明和允諾并對(duì)商品房買(mǎi)賣(mài)合同的訂立以及房屋價(jià)格的確定有重大影響的則視為要約。該說(shuō)明和允諾即使未載入商品房買(mǎi)賣(mài)合同亦應(yīng)當(dāng)視為合同內(nèi)容若有違反應(yīng)當(dāng)承擔(dān)違約責(zé)任。 二、非法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)類(lèi)型 非法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)類(lèi)型主要包括 行政類(lèi)文書(shū) (因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政 府部門(mén)作出的請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等、技術(shù)類(lèi)文書(shū)等)、 技術(shù)類(lèi)文書(shū)(工程、設(shè)計(jì)等 方面的純技術(shù)內(nèi)容的文書(shū))及 其他普通文書(shū)等。 三、對(duì)外文書(shū)審批流程的原則 (一)因非法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)與法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)因在實(shí)際區(qū)分過(guò)程中存在一定 困難所以在實(shí)際用章審批過(guò)程中大部分非法務(wù)類(lèi)文書(shū)也歸屬法務(wù)部管轄(即須 經(jīng)過(guò)法務(wù)部審核)為了便于區(qū)分現(xiàn)就對(duì)外文書(shū)按發(fā)文對(duì)象進(jìn)行區(qū)分可分為 發(fā)往政府職能部門(mén)的文書(shū)和發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書(shū)兩類(lèi)現(xiàn)就該兩類(lèi)文書(shū)的審批流 程原則確定如下： 1．發(fā)往政府職能部門(mén)的文書(shū) 發(fā)往政府職能部門(mén)的 法務(wù)類(lèi)文書(shū)(指因合同關(guān)系而發(fā)生的對(duì)合同的履行結(jié)果 會(huì)產(chǎn)生影響的文書(shū))和 行政類(lèi)文書(shū)(因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門(mén)作出的 請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等) 須按流程中的對(duì)外文書(shū)審批流程執(zhí)行即必須通過(guò) 法務(wù)部審核。 發(fā)往政府職能部門(mén)技術(shù)文書(shū)、證照年檢申請(qǐng)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事報(bào)表(評(píng)定)或 其他按政府部門(mén)固定格式填寫(xiě)的表單等 非法務(wù)、行政類(lèi)文書(shū)無(wú)須通過(guò)法務(wù)部審 核適用資產(chǎn)類(lèi)的用章審批流程。 2．發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書(shū) 第29頁(yè)共55頁(yè) 任何發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書(shū)無(wú)論屬法務(wù)類(lèi)文書(shū)還是技術(shù)類(lèi)文書(shū)均需按對(duì) 外文書(shū)審批流程或其他兩個(gè)固定流程(廣告發(fā)布、催款通知)執(zhí)行必須通過(guò)法務(wù) 部審核。 (二)適用對(duì)外文書(shū)審批流程須遵循的原則 該流程目前已定義了以下各步：即發(fā)文→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)審核→總經(jīng) 理審核→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→蓋章→存檔其中部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)審 核、蓋章及存檔為固定保留的環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核環(huán)節(jié) 視文書(shū)內(nèi)容可選擇是否跳過(guò)凡是文書(shū)所涉內(nèi)容涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、收付款或稅收 等方面與財(cái)務(wù)有關(guān)內(nèi)容的則財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)不可跳過(guò)；文書(shū)屬于某一特定項(xiàng)目 的則總經(jīng)理審核也不可跳過(guò)；如文書(shū)內(nèi)容涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容或與公司經(jīng)營(yíng)相關(guān)的 重大內(nèi)容的則分管領(lǐng)導(dǎo)審核環(huán)節(jié)不可跳過(guò)。 (三)有特定固定流程文書(shū)的審批流程 1．付(催)款通知單審批流程 （1）主辦會(huì)計(jì)按規(guī)范格式起草付款通知單明確付款依據(jù)、付款金額（如 有利息須計(jì)算準(zhǔn)確的利息）以及付款時(shí)間要求依據(jù)、時(shí)間明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； （2）財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確付款金額（利息）是 否準(zhǔn)確； （3）部門(mén)（子公司）負(fù)責(zé)人審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否完整、明確付 款金額（利息）是否準(zhǔn)確； （4）資金部主管審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確付款金額（利息）是 否準(zhǔn)確； （5）法務(wù)主管審核付款通知單中的文字表述是否準(zhǔn)確、合法； （6）董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。 2．廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程 （1）策劃部負(fù)責(zé)制作或委托廣告策劃公司制作廣告圖文并提交審核； （2）策劃部負(fù)責(zé)人審核文案內(nèi)容是否就開(kāi)發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施 作出了明確的說(shuō)明和允諾并對(duì)商品房買(mǎi)賣(mài)合同的訂立以及房屋價(jià)格的確定有重 大影響若有該方面的內(nèi)容須確認(rèn)是否與房屋開(kāi)發(fā)的事實(shí)相符； （3）項(xiàng)目總經(jīng)理審核確認(rèn)文案內(nèi)容是否就開(kāi)發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè) 施作出了明確的說(shuō)明和允諾并對(duì)商品房買(mǎi)賣(mài)合同的訂立以及房屋價(jià)格的確定有 重大影響若有該方面的內(nèi)容須確認(rèn)是否與房屋開(kāi)發(fā)的事實(shí)相符； 第30頁(yè)共55頁(yè) （4）法務(wù)主管審核確認(rèn)文案內(nèi)容是否存在引起不良法律后果的可能； （5）分管副總經(jīng)理審核； （6）董事長(zhǎng)審批。 四、對(duì)外文書(shū)發(fā)送過(guò)程中的相關(guān)注意事項(xiàng) 1．法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)在今后可能發(fā)生的訴訟中將產(chǎn)生重要的證據(jù)效力所以 必須給予高度重視。對(duì)外文書(shū)的原件必須及時(shí)存檔(復(fù)印件在訴訟中將失去證據(jù) 效力)發(fā)往對(duì)方的文書(shū)必須有對(duì)方有權(quán)簽字人簽收的回執(zhí)(工作聯(lián)系函及催款通 知單的回執(zhí)詳見(jiàn)附件7、8其他文書(shū)類(lèi)型的回執(zhí)詳見(jiàn)附件9或直接在需存檔 的一份文書(shū)原件下簽收)若對(duì)方拒絕簽收則可以形式送達(dá)但須重點(diǎn)提 出的是 必須在郵件詳情單的內(nèi)件品名一欄中寫(xiě)明文書(shū)的關(guān)鍵內(nèi)容提要(文書(shū) 中涉及要求對(duì)方履行具體義務(wù)、支付相應(yīng)款的必須在內(nèi)件品名中注明義務(wù)內(nèi) 容、具體金額及相應(yīng)的期限) 回執(zhí)和郵件詳情單必須與文書(shū)的原件一起交檔案 室存檔(無(wú)有效回執(zhí)的原件亦會(huì)在訴訟或仲裁中失去證據(jù)效力)。 2．特別說(shuō)明： 除上述對(duì)外文書(shū)外合同履行過(guò)程中合同各方召開(kāi)的有實(shí)質(zhì) 性內(nèi)容的會(huì)議對(duì)于合同的履行起著非常重要的作用均應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì) 要將成為合同的一部分加以執(zhí)行。會(huì)議召開(kāi)后合同各方與會(huì)人員均須在會(huì)議記 錄或經(jīng)整理后的會(huì)議紀(jì)要上簽字確認(rèn)否則該會(huì)議記錄或紀(jì)要將失去應(yīng)有效力。 第31頁(yè)共55頁(yè)第四篇合同考評(píng)管理第一章部門(mén)合同考評(píng) 部門(mén)/子公司負(fù)責(zé)人合同考評(píng)表 考評(píng)對(duì)象：部門(mén)、子公司負(fù)責(zé)人 考評(píng)環(huán)節(jié)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)考評(píng)辦法扣分扣分原因合同計(jì)劃 按時(shí)上報(bào)年度及月度合同簽訂及履行計(jì)劃 并確保上報(bào)的合同簽訂及履行計(jì)劃內(nèi)容完 整、時(shí)間合理、狀態(tài)真實(shí) ①逾期上報(bào)計(jì)劃的每逾期一天扣0.1分； ②上報(bào)計(jì)劃不完整或錯(cuò)誤的每一項(xiàng)扣0.1分； ③計(jì)劃的簽訂時(shí)間不合理的每次扣0.1分； ④履行狀態(tài)不真實(shí)的每次扣0.5分。 合同簽訂 1．確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)中各項(xiàng)要求包括成 果構(gòu)成(數(shù)量)、成果品質(zhì)、目標(biāo)完成時(shí)間以及 對(duì)客戶的約束要求等表述完整、準(zhǔn)確滿足 合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容不完整不滿足合同起草要求的每少 一項(xiàng)扣0.1分 2．確保招標(biāo)文件/報(bào)價(jià)信息內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí) 際需求文字表述無(wú)誤不因內(nèi)容或文字表 述差錯(cuò)而造成損失。 ①招標(biāo)文件或報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指 正的每次扣0.1分； ②因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的每2萬(wàn)元扣1 第32頁(yè)共55頁(yè)分。 ③審核人逾期完成審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度的每影響一天扣0.1 分。 3．確保最終簽訂合同的客戶具備實(shí)現(xiàn)合同目 的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)。 簽訂合同的單位無(wú)實(shí)際履約能力或信用程度不夠的扣0.5 分；因此造成公司損失的每2萬(wàn)元扣1分。 4．確保合同內(nèi)容符合評(píng)標(biāo)或價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果 滿足項(xiàng)目實(shí)際需求文字表述無(wú)誤不因內(nèi) 容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 ①合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合同扣0.1 分 ②合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與目標(biāo)執(zhí)行、價(jià)格批 準(zhǔn)或評(píng)標(biāo)結(jié)果不符而被指正每次扣0.1分； ③因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的每2萬(wàn)元扣1 分。 ④合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求的則每處扣0.1 分 ⑤審核人逾期完成審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度的每影響一天扣0.1 分。 5．確保我方合同用章規(guī)范在合同文本提交 證章管理員蓋章前須確保所有內(nèi)容均已填 寫(xiě)完整附件均已齊備；同時(shí)督促合同對(duì)方 規(guī)范用章。 ①合同內(nèi)容不完整或附件未齊備即提交蓋章每次扣0.1 分； ②合同文本有涂改的涂改處未加蓋雙方修正章或公章的 每次扣0.1分；第33頁(yè)共55頁(yè) ③對(duì)方用章不規(guī)范(如簽字人未簽字、附件未蓋章等)而未提出 的每次扣0.1分。合同履行 1．按《合同管理制度》要求在項(xiàng)目管理系 統(tǒng)中完成每份合同跟蹤內(nèi)容(包括合同收付 款、成果內(nèi)容和與成果驗(yàn)收、收付款相對(duì)應(yīng) 的事務(wù))的錄入與批準(zhǔn)并通過(guò)管理系統(tǒng)向總 公司真實(shí)反映合同的具體