組織會議活動的流程 一、事先與主辦單位溝通確定會議活動方案后擬好會議通知，報市府辦。 協(xié)調(diào)會議活動舉行的時間、地點、參加對象、活動議程。 其他事項 1.是否需石獅日報社、電視臺派記者采訪報道； 2.若需泉州市相關(guān)媒體采訪報道，由宣傳部負責邀請； 3.若需要安排午（晚）餐、住宿及派車接送參會人員用餐，要聯(lián)系接待處（88711611）。 二、根據(jù)協(xié)調(diào)情況做好各項準備工作： 會議活動前準備工作 （一）擬好領(lǐng)導講話稿，并印制出來以備發(fā)放給相關(guān)人員。 （二）會場布置。 1.聯(lián)系預定場廳的負責人員協(xié)助做好會場管理（燈光、投影儀、音效、麥克風等設(shè)備調(diào)試） 2.根據(jù)會議活動實際情況指導、協(xié)助主辦單位進行布置（橫幅、引導牌、背景海報、展板、桌牌、桌椅、茶水、簽到處、會場衛(wèi)生） （三）人員邀請 1.由專人負責邀請參會人員，并了解是否需要住宿以及其他必要需求； 2.統(tǒng)計確定參會人數(shù)。 （四）印制會議內(nèi)容梗概和裝訂會議資料。 （四）指定專人記錄會議過程，包括拍照、攝像、錄音等，并由專人做會議紀要。 會議活動中 （一） 協(xié)助主辦單位引導參會人員簽到及入場就坐。 （二） 協(xié)助主辦單位引導記者媒體進行錄像、拍攝。 （三） 協(xié)助主辦單位維持會議秩序。 （四） 組織人員隔20分鐘為參會領(lǐng)導提供茶水服務(wù)。 會議活動后 （一）引導參會人員散場，并協(xié)助主辦單位收拾會場東西，做好清潔工作。 （二）協(xié)助主辦單位和場廳負責人仔細檢查會場是否有參會人員遺忘的東西或文件，將設(shè)備整理好并歸位、關(guān)閉電源、鎖好會議室大門。 （三）若有安排午（晚）餐及住宿，需告知參會人員到指定地方用餐及住宿，派專車接送。