物 資 資 料 管 理 制 度 1目的： 規(guī)范工程項(xiàng)目各階段物資檔案管理，便于物資檔案及時(shí)整理、歸檔、移交。 2物資檔案分類：物資檔案分為物資文件、物資記錄、物資財(cái)務(wù)收支存明細(xì)帳、財(cái)務(wù)憑證、歸檔資料等。 3物資文件資料的管理內(nèi)容 3.1 管材、型材、板材、焊材應(yīng)提供出廠材質(zhì)報(bào)告,合金材料應(yīng)有光譜分析的復(fù)試報(bào)告。 3.2 水泥出廠合格證必須提供7天、28天抗壓、抗折強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及復(fù)試報(bào)告。 3.3 防水材料應(yīng)提供合格證及復(fù)試報(bào)告,內(nèi)容包括：品種、標(biāo)號、吸水性、不透水性、耐熱度、拉力、柔度和試驗(yàn)批量等內(nèi)容。 3.4 膠結(jié)材料應(yīng)提供出廠合格證和試驗(yàn)報(bào)告，應(yīng)包括：針入度、軟化點(diǎn)、延伸度、出廠日期、生產(chǎn)廠、品種、牌號、數(shù)量等內(nèi)容。 3.5 保溫材料質(zhì)證要求：工程主體結(jié)構(gòu)使用的保溫材料應(yīng)提供出廠合格證和國家技術(shù)檢測部門出具的性能測試報(bào)告。甲方或監(jiān)理有復(fù)檢要求時(shí)還應(yīng)提供復(fù)試報(bào)告。 3.6 裝置性材料如電纜、閥門、管件、彈簧、補(bǔ)償器等應(yīng)提供產(chǎn)品合格證，需要時(shí)提供試驗(yàn)報(bào)告。 3.7 各種表計(jì)、燈具、開關(guān)、插座和高、中、低壓開關(guān)柜（盤）、避雷器、變壓器、繼電器、電機(jī)、散熱器、風(fēng)機(jī)、水泵、特殊砌筑材料、鑄鐵管、硬聚乙烯管等材料(或產(chǎn)品)要有出廠合格證。 3.8 提供抄件時(shí)應(yīng)注明抄件單位和抄件人及原件編號(原則上不允許抄件)。提供復(fù)印件時(shí)應(yīng)加蓋供貨單位公章。 4 工程項(xiàng)目各階段物資檔案管理 4.1 項(xiàng)目成立階段 4.1.1 在成立階段，物資資辦事處要建立、健全以下物資檔案、記錄（由公司物資部提供）： （1） 物資辦事處在該現(xiàn)場的受控文件清單 （2） 合格分承包方名單 （3） 程序文件 （4） 物資管理制度 （5） 物資標(biāo)準(zhǔn)及物資作業(yè)文件 4.1.2 根據(jù)工程承包特點(diǎn)，對于項(xiàng)目需用而未下發(fā)的文件，物資辦事處可提出申請清單，向公司物資部申請下發(fā)。 4.2 項(xiàng)目實(shí)施階段 4.2.1 物資辦事處根據(jù)工程項(xiàng)目承包范圍，要建立、健全以下質(zhì)量記錄，并注明未涉及哪些質(zhì)量記錄： （1） 合格分承包方名單（物資辦事處提供調(diào)查表報(bào)公司，物資部審批后下發(fā)） （2） 接收文件登記表 （3） 物資合同臺帳 （4） 物資檔案登記表 （5） 文件發(fā)放登記表 （6） 整改通知單 （7） 材料需用計(jì)劃表 （8） 采購計(jì)劃單 （9） 檢驗(yàn)、測量和試驗(yàn)設(shè)備管理臺帳及檢定報(bào)告 （10） 材料到貨記錄 （11） 物資進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄 （12） 物資器材盤點(diǎn)表（或盤點(diǎn)記錄） （13） 試驗(yàn)委托單 （14） 物資輔助跟蹤記錄或可追溯性物資登記臺帳 （15） 物資材質(zhì)臺帳 （16） 不合格品評審表 （17） 不合格品登記臺帳 （18） 設(shè)備到貨記錄 （19） 設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄 （20） 設(shè)備入庫單 （21） 設(shè)備出庫單 （22） 設(shè)備維護(hù)記錄 （23） 顧客提供產(chǎn)品不適用（丟失、損壞）報(bào)告單 （24） 設(shè)備挪用審批單 （25） 緊急放行申請表 （26） 降級使用審批表 （27） 物資運(yùn)輸記錄 （28） 焊條庫溫濕度記錄 （29） 設(shè)備資料移交記錄 （30） 物資調(diào)撥單（統(tǒng)一管理，季度歸檔） （31） 廢舊物資處理憑證（統(tǒng)一管理，季度歸檔） （32） 物資收支存帳卡 （財(cái)務(wù)帳本） （33） 資金動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)表 (月報(bào)) （34） 主要物資收支存報(bào)表（月報(bào)） （35） 機(jī)電設(shè)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表（半年、年報(bào)） （36） 物資綜合指標(biāo)統(tǒng)計(jì)表（月報(bào)） （37） 比質(zhì)比價(jià)或招議標(biāo)情況統(tǒng)計(jì)表（季報(bào)） （38） 主要材料實(shí)際消耗統(tǒng)計(jì)分析表（平時(shí)編制、匯總） （39） 新增物資編碼記錄（電子版） （季報(bào)） （40） 該地區(qū)價(jià)格信息（地區(qū)中準(zhǔn)價(jià)信息） 4.2.2 辦事處應(yīng)將物資的“到貨情況、檢驗(yàn)情況、庫存情況”等有關(guān)記錄及時(shí)上網(wǎng)，做到信息與項(xiàng)目部共享，并將物資材質(zhì)證明原件及時(shí)移交給項(xiàng)目部資料室，以便統(tǒng)一借閱和移交。 4.2.3 公司物資部在工程各階段對各項(xiàng)目物資辦事處的檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo),確保物資檔案的編制、歸檔符合公司的要求。 4.2.4公司物資部負(fù)責(zé)更新、回收下發(fā)給物資辦事處的管理制度、程序文件、作業(yè)文件；指導(dǎo)、整理、歸檔各現(xiàn)場物資財(cái)務(wù)帳本。物資辦事處使用計(jì)算機(jī)倉儲管理軟件的要定期備份倉儲軟件收支存數(shù)據(jù)，年底財(cái)務(wù)過帳后將手工帳歸檔、微機(jī)數(shù)據(jù)備份，在工程結(jié)尾封帳前要使用磁帶、刻錄光盤備份所有財(cái)務(wù)和管理數(shù)據(jù)。項(xiàng)目結(jié)尾階段對下發(fā)文件、質(zhì)量記錄進(jìn)行歸檔，整理歸檔目錄，并編制以下質(zhì)量記錄： （1） 工程剩余設(shè)備、專用工具、備品備件移交清單（移交業(yè)主） （2） 業(yè)主提供剩余材料移交清單 （3） 工程物資造價(jià)明細(xì)表（配合項(xiàng)目部） （4） 工程移交投產(chǎn)物資移交資料（按系統(tǒng)工程準(zhǔn)備材質(zhì)單） （5） 資料移交歸檔記錄：業(yè)主采購的材料、構(gòu)件、部件、設(shè)備出廠證明及質(zhì)量檢定證明。 4.3 項(xiàng)目工程移交階段：項(xiàng)目投產(chǎn)移交時(shí)，物資辦事處要按照檔案管理的要求對該工程的質(zhì)量記錄進(jìn)行歸檔、移交，并編制“主要材料實(shí)際消耗統(tǒng)計(jì)分析表”，以反映該項(xiàng)目工程各種材料的實(shí)際消耗情況。 4.3.1各物資辦事處通過物資部向公司檔案室移交以下資料（已移交項(xiàng)目部的用移交憑證代替） （1）重要物資供應(yīng)文件：招標(biāo)、投標(biāo)、合同、協(xié)議 （2）工程材料實(shí)際消耗資料 （3）統(tǒng)計(jì)、報(bào)表 （4）裝箱單 （5）設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄 （6）物資收支存明細(xì)帳 4.3.2向物資部移交以下資料： （1）所有供應(yīng)物資的原材材質(zhì)、質(zhì)量證明復(fù)印件，所有物資調(diào)撥單、物資處理單據(jù)（或復(fù)印件） （2）所有材料收支存明細(xì)帳、微機(jī)數(shù)據(jù)備份盤 （3）所有下發(fā)的文件，所有工程質(zhì)量記錄 5流程： 6 附表：資料移交歸檔記錄 資料移交歸檔記錄 序號 編號 資料名稱 歸檔日期 保存期限 備注 移交單位 : 物資管理部 接收單位:資料管理 移交人: 接收人: 移交日期： 接收日期：