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1、試卷代號：2180 《辦公室管理》模擬試卷 此試卷為中央電大往年的舊試卷，提供此模擬題僅為大家熟悉題型之用，僅此而已，與本次期末考試無任何直接關系 一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題1分，共10分) 1．辦公室布置要注意(D)。 A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放 B．一般辦公室桌椅最好面對面放置 C.打字、復印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 2．傳真機的使用哪一項是不對的(B) A．發(fā)送前檢查原稿質量B．隨時隨地可向對方發(fā)送 C.不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人、保密文本 3．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的(C)

2、A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料 C.作會議記錄時離開會議室接聽電話D.暫時保管與會者的物品 4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的(B)。 A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾 B．讓員工們隨意領取辦公用品 C.通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D．用庫存一覽表來儲備辦公用品 5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的(B)。 A．沒有任何設想就應著手從事該項工作 B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力 C.上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實施 6．文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，

3、以下行為中哪一項是不恰當的(A)。 A．最好到價格便宜的商店去購買，質量并不重要 B．作出預算，按月或季度預計辦公室的開銷來控制開支 C.采購大量物品時可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品 D．限制不必要的長途電話，輕易不要選擇快遞服務 7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的(B) A．善于同他人合作，密切配合，步調一致 B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 C配備文秘人員時遵從異質結合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任 8．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的(A)。 A．審查功能B．保密功能 C.歡迎詞播

4、放功能D.報數功能 9．以下關于文員的宴會禮儀中；哪一項是正確的 (D)。 A．用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 (2．El內含有食物與人說話 D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免(D) A．上司沒有經過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上 B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號 C.制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間 D．日程安排計劃筆記本如果已經使用一

5、年以上，可以廢棄 二、判斷題(正確打“，”，錯誤打"X”o每小題1分，共10分) 1 .文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹(V) 2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文 件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 (v) 3．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定 優(yōu)先順序。(X) 4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范 圍和要求，但沒有期限。(X) 5．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看

6、法。如果 上司不加采用，應說服上司。(x) 6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法， 以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。(V) 7．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產品，如 茅臺等烈性酒。(x) 8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應 把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。(V) 9．假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地 拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。(V) 10 ．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便

7、的安排是在同一家賓館為與會者預定 房間，只要弄清有多少人數即可。(x) 三、簡答題(每小題10分．共20分) 1．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么? (1) 進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (2)參謀作用；補缺作用；增進關系作用； 方法和要求： (1)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事； (2)適時?？紤]時機；(3)適地?？磮龊?；(4)適度。要注意掌握分寸。 2．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷? 1 1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”； 特征:(1)按問題特征立卷；(2按作

8、者特征立卷；(3)按文種特征立卷；(4)按時 (5)按地區(qū)特征立卷；(6)按通訊者特征立卷； (7)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。 四、設計題(每小題10分。共20分) 1．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場， 決定 召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會? 2．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、副總經理各職能部門的 正副 經理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會 議時間 為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，

9、其他收入600元，假設一個月工作30 天、一 天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張 安排午 餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。 1(1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表 意見者；(2)座談會以小型為主，人數以七、／L人為宜；(3)座談會上，文秘人員應 與主持人密切配合；(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘 人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；(7)會場 應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。， 2．答案： ⑴會議

10、成本=2x3[(G+S)XT]n+后勤開支=6(G+S)T?n+后勤開支(3分) (2)G參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，(2400 +30y)(1分) (3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2.5元。(600+30+8)(1分) (4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(1分) (5)n——參加會議人數為50人(46+4);(1分) (6)后勤開支一一等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10X50) (1分) (7)會議成本一6X(10+2.5)X5X50+800 =18750一-800 =

11、19550(元) 五、案例分析題(每小題20分，共40分) 1．某國營企業(yè)總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位 實習生，剛從大學經濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文 中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找 總經理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林 就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公 司……”，小趙越聽越不高興，結果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋 沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司

12、呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引 起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。 小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵 守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經理解決他們的問題。小趙說總經理不在，想請 他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經理不可。正好總經理走了進來，他們怒氣沖 沖地推推操操，揪住總經理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好…… 你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。 2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要 與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈

13、和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好 準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。 正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經理和客商的不同反應?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商?？蜕?/p>

14、拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的, 與我有什么關系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的？ 1答案 (1)不能說“總經理外出了，有什么事請跟我說吧’‘，辦公室人員不能替上司做主； (2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；(3)對提重要建議的來訪者，應認真 記錄，匯報上司；(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；(5)對言辭激烈的來訪者應有禮 有節(jié)，宣傳政策；(6)應盡快為總經理解圍，可以請保安或打110。 2 .答案： (1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求； (2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象； (3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜； (4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利； (5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商； (6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。